Du machst dein Geschäft, die künstliche Intelligenz macht den Papierkram. Ich schaue mir deine Abläufe an, automatisiere die Fleißarbeit mit n8n und KI und verbinde deine bestehenden Systeme. Keine neue Software lernen, kein Riesenprojekt.
Von: einkauf@musterfirma.de
Anfrage: Angebot für 12 Arbeitsplätze inklusive Einrichtung, Rückmeldung bis Freitag
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Du gibst nur frei
Den Rest macht die Automatisierung
Am Anfang steht die Frage, was sich überhaupt lohnt. Danach die Umsetzung, je nachdem, ob Inhalte verstanden oder Systeme verbunden werden müssen.
Umsetzung
Ich rede Tacheles. Keine Floskeln, keine Buzzwords.
Ich bin kein Typ aus der Großstadt, der euch eine Software andreht und dann wieder abhaut. Ich bin aus der Region, kenne kleine und mittlere Betriebe von innen und habe bei vielen schon hinter die Kulissen geschaut.
Dadurch weiß ich genau, wo der Schuh drückt – meistens an Stellen, die ihr selbst gar nicht mehr wahrnehmt.„Ach, das machen wir halt schon immer so...“
Mein Ding ist simpel: Wir quatschen bei einem Kaffee, ich schau mir deinen Alltag an und zeige dir, wo es hakt. Ich baue keine neuen Systeme von oben drauf – ich schaffe Platz in eurem Kopf, indem ich die lästigen Kleinigkeiten automatisiere, die euch nerven.
Analyse & Erfahrung
Bevor ich irgendwas programmiere, reden wir. Vor Ort bei einem Kaffee oder per Video: Ich schaue mir an, wie dein Betrieb läuft. Da ich weiß, wie es in anderen Unternehmen aussieht, finde ich schnell die Stellen, an denen KI und Automatisierung wirklich etwas bringen.
Maßgeschneiderte Lösungen
Ich nehme das, was ihr schon habt, und mache es besser. Ich baue kleine, schlaue Helfer, die genau diese Lücken schließen, ob automatische E-Mail-Antwort, Belegerfassung oder ein digitaler Assistent für Angebote.
System-Integration
Eure Branchen-Software bleibt, wo sie ist. Meine Lösungen docken per Schnittstelle an. Kein neues Riesen-System, keine Kopfschmerzen bei der Datenübernahme. Einfach smarte Erweiterungen, die mit dem arbeiten, was da ist.
Schulung & Übergabe
Die beste Lösung bringt nichts, wenn das Team sie nicht nutzt. Wenn alles fertig ist, erkläre ich euch genau, wie es geht. Kurz, knackig und so, dass jeder den Vorteil sofort sieht.
Fünf praktische Lösungen, die ich bei kleinen und mittleren Unternehmen bereits umgesetzt habe. Keine Theorie, sondern Technik, die sofort funktioniert.
Bevor irgendetwas gebaut wird, schaue ich mir deine Abläufe an: Wo geht Zeit verloren, welche Aufgaben wiederholen sich täglich, welche Daten liegen in welchem System? Daraus entsteht ein klarer Plan mit Prioritäten, was sich mit KI und Automatisierung lohnt und was nicht.
Du oder dein Team sprecht einfach ins Handy: "Termin bei Müller, Beratung 3 Stunden, zwei offene Punkte, Rückmeldung bis Freitag." Die künstliche Intelligenz macht daraus einen strukturierten Bericht, legt ihn beim richtigen Vorgang ab und bereitet die Abrechnung vor.
Die KI sortiert eingehende E-Mails in Echtzeit: Das ist eine Rechnung, das eine Kundenanfrage, das Werbung. Jede Mail landet im richtigen Ordner, Wichtiges wird vorpriorisiert und Antwortentwürfe liegen bereit. Du siehst sofort, was zählt.
Der Lieferant schickt ein fünfseitiges PDF mit Bildern, technischen Daten und Kleingedrucktem. Die KI zieht die wichtigen Informationen heraus, übernimmt die Bilder und erstellt daraus automatisch ein Angebot in deinem Design, fertig zum Versand.
Egal wie der Beleg reinkommt, per Mail, per Scan oder per Foto aus der App: Alles wird automatisch kategorisiert, in Ordner sortiert und direkt an deine Buchhaltung übergeben, ob DATEV, WISO oder Lexware.
Was Unternehmen vor dem ersten Projekt wissen wollen.
KI-Beratung ist die Analyse: Ich schaue mir deine Prozesse an und sage dir ehrlich, wo KI und Automatisierung etwas bringen und wo nicht. Automatisierung ist die Umsetzung: Ich baue die Workflows, verbinde die Systeme und übergebe alles an dein Team.
Fast jeder Ablauf, der sich wiederholt und einer nachvollziehbaren Logik folgt, inzwischen auch dann, wenn er mit Freitext, Dokumenten oder Sprache arbeitet: E-Mails sortieren und beantworten, Belege erfassen und an die Buchhaltung übergeben, Angebote aus Lieferantendaten erstellen, Sprachnotizen in Berichte verwandeln, Termine und Rückrufe koordinieren, Daten zwischen CRM, ERP und Website synchronisieren.
Ja, und die zu erkennen gehört zur Beratung. Nicht automatisieren lassen sich Entscheidungen, die Erfahrung, Verhandlung oder Verantwortung brauchen. Alles davor, also das Zusammensuchen, Aufbereiten und Weiterleiten der Informationen, lässt sich fast immer abnehmen.
n8n ist eine Open-Source-Plattform für Workflow-Automatisierung, die ich auf einem eigenen Server in Deutschland betreibe. Sie verbindet mehrere hundert Dienste per Schnittstelle und lässt sich mit KI-Modellen kombinieren. Für dich heißt das: keine Lizenzkosten pro Nutzer, volle Datenhoheit und keine Abhängigkeit von einem einzelnen Anbieter.
In vier Schritten: Erstgespräch und Prozessanalyse, Konzept mit Prioritäten und Aufwand, Umsetzung Schritt für Schritt mit deinem Feedback, Übergabe und Schulung des Teams. Kleine Systeme sind oft innerhalb weniger Wochen produktiv.
Praktisch alles mit einer Schnittstelle: Microsoft 365 und Google Workspace, DATEV, WISO, Lexware, gängige CRM- und ERP-Systeme, Telefonanlagen, WhatsApp Business, Kalender, Cloud-Speicher und deine Website. Branchensoftware ohne Schnittstelle binde ich über Export, Import oder E-Mail an.
Sie bleiben bei dir. Die Verarbeitung läuft auf Servern in Deutschland, KI-Dienste werden nur über professionelle Schnittstellen mit Auftragsverarbeitungsvertrag genutzt und bekommen nur die Daten, die für die jeweilige Aufgabe nötig sind.
Wiso, Datev, Excel und drei verschiedene Portale? Kein Problem. Ich muss nicht deine ganze IT neu bauen. Ich vernetze deine bestehenden Systeme so, dass du Daten nur noch einmal eingeben musst – statt dreimal.