n8n ist eine quelloffene Plattform für Workflow-Automatisierung. Sie verbindet mehrere hundert Dienste über Schnittstellen und lässt sich mit Sprachmodellen kombinieren. Anders als die bekannten Abo-Dienste kann man n8n selbst betreiben, in meinem Fall auf einem Server in Deutschland.

Was kostet Prozessautomatisierung?

Abgerechnet wird die Umsetzung je Ablauf, nicht pro Nutzer und nicht pro Vorgang. Vor der Umsetzung bekommst du eine Aufwandsschätzung pro Prozess, sodass du einzeln entscheiden kannst, was gebaut wird. Laufend fallen im Wesentlichen die Serverkosten an.

Wie lange dauert es, bis ein Prozess läuft?

Das hängt vollständig davon ab, wie viele Systeme beteiligt sind und ob sie Schnittstellen haben. Ein einzelner Ablauf zwischen zwei modernen Programmen ist deutlich schneller fertig als eine Kette über vier Systeme, von denen zwei nur Exporte anbieten. Eine belastbare Schätzung bekommst du nach der Analyse, nicht vorher.

Was passiert, wenn ein Workflow ausfällt?

Jeder Ablauf wird überwacht und meldet Fehler aktiv, statt still liegen zu bleiben. Vorgänge, die nicht durchlaufen, bleiben in der Warteschlange und werden nach der Behebung nachgeholt. Nichts geht verloren.

Können wir Workflows später selbst anpassen?

Ja. n8n arbeitet mit einer grafischen Oberfläche, in der die Abläufe als Diagramm sichtbar sind. Nach der Einweisung ändern viele Teams Kleinigkeiten selbst, etwa Empfänger oder Textbausteine. Für größere Umbauten meldest du dich bei mir.

Umsetzung

Prozessautomatisierung mit n8n

Die meiste vermeidbare Arbeit im Büro entsteht nicht durch schwierige Aufgaben, sondern durch das ewige Übertragen derselben Daten von einem Programm ins nächste. Prozessautomatisierung nimmt diesen Weg zwischen den Systemen und lässt ihn von allein laufen.

Kurz gesagt

Prozessautomatisierung verbindet vorhandene Systeme, sodass Daten nur noch einmal erfasst werden. Fast jeder Ablauf, der sich wiederholt, lässt sich so abbilden.
Grundlage ist n8n, eine quelloffene Plattform für Workflow-Automatisierung mit Anbindung an mehrere hundert Dienste.
Betrieben wird n8n auf einem eigenen Server in Deutschland, ohne Lizenzkosten pro Nutzer.
Automatisiert wird schrittweise: erst ein Ablauf im Testbetrieb, dann der nächste.

Was ein automatisierter Prozess ist

Ein Prozess besteht aus einem Auslöser und einer Folge von Schritten. Der Auslöser kann alles sein: eine eingehende E-Mail, ein ausgefülltes Formular auf der Website, ein neuer Eintrag im CRM, ein Anruf, eine bestimmte Uhrzeit. Danach passiert genau das, was sonst jemand von Hand macht.

Der Reiz liegt darin, dass diese Ketten beliebig lang werden können, ohne dass jemand daran denken muss. Aus einer Anfrage auf der Website wird der Kontakt im CRM, die Aufgabe für den zuständigen Kollegen, die Bestätigungsmail an den Kunden und die Erinnerung, falls nach drei Tagen niemand reagiert hat.

Formularanfragen direkt ins CRM und als Aufgabe an die richtige Person
Termine, Rückrufe und Fristen automatisch nachhalten
Daten zwischen Website, CRM, Warenwirtschaft und Buchhaltung abgleichen
Wiederkehrende Auswertungen erstellen und verschicken
Benachrichtigungen dorthin schicken, wo das Team ohnehin arbeitet

Warum n8n und nicht eine Abo-Plattform

n8n ist eine quelloffene Plattform für Workflow-Automatisierung, die sich selbst betreiben lässt. Ich betreibe sie auf einem eigenen Server in Deutschland. Das hat drei praktische Folgen: Deine Daten verlassen den Server nicht ohne Grund, es fallen keine Lizenzkosten pro Nutzer oder pro Vorgang an, und du bist nicht davon abhängig, dass ein Anbieter seine Preise oder seinen Funktionsumfang ändert.

Bei den bekannten Abo-Diensten wird es genau dann teuer, wenn die Automatisierung erfolgreich ist, weil dort pro Ausführung abgerechnet wird. Ein selbst betriebener Server kostet unabhängig davon dasselbe, egal ob hundert oder hunderttausend Vorgänge im Monat durchlaufen.

Was passiert, wenn ein Programm keine Schnittstelle hat

Das ist der Normalfall in vielen Betrieben, gerade bei älterer Branchensoftware. Dann gehen wir den Umweg: geplante Exporte, überwachte Ordner, E-Mail als Übergabeweg oder das Auslesen der Berichte, die das Programm ohnehin erzeugt. Das ist weniger elegant als eine echte Schnittstelle, funktioniert aber stabil.

Wichtig ist mir dabei, dass wir dein bestehendes System nicht anfassen müssen. Es bleibt, wie es ist, und die Automatisierung dockt außen an. Damit riskierst du weder deine Gewährleistung noch deine Wartungsverträge.

Wie viel Betreuung danach nötig ist

Ein sauber gebauter Workflow läuft, bis sich an einem der beteiligten Systeme etwas ändert. Genau dafür gibt es eine Überwachung, die meldet, wenn ein Ablauf hängen bleibt, statt dass es Wochen später jemandem auffällt. Kleinere Anpassungen kann dein Team nach der Einweisung oft selbst vornehmen.

Ob du eine laufende Betreuung möchtest oder dich nur bei Bedarf meldest, entscheidest du. Ein Wartungsvertrag ist keine Voraussetzung dafür, dass die Systeme funktionieren.

So sieht das in der Praxis aus

Von der Anfrage zum Auftrag

Eine Formularanfrage landet im CRM, erzeugt eine Aufgabe für den zuständigen Kollegen, schickt dem Kunden eine Bestätigung und erinnert intern, wenn nach drei Tagen niemand reagiert hat.

Stundenzettel ohne Nachtelefonieren

Erfasste Zeiten laufen automatisch zusammen, fehlende Einträge werden am Monatsende bei den richtigen Personen angemahnt, das Ergebnis geht gebündelt an die Lohnbuchhaltung.

Daten nur einmal erfassen

Eine Adressänderung wird an einer Stelle gepflegt und im CRM, in der Warenwirtschaft und in der Buchhaltung nachgezogen, statt an drei Stellen getippt zu werden.

Wenn nicht nur Daten fließen sollen, sondern Inhalte auch verstanden werden müssen, gehört das hierher: KI-Automatisierung oder KI-Beratung & Prozessanalyse.